La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages. Tout d'abord, c'est plus pratique : on peut stocker et partager facilement les documents numériques. Ensuite, c'est plus sécurisé : les documents numériques sont plus difficiles à voler ou à perdre. Enfin, c'est plus écologique : on n'a plus besoin de papier ni d'imprimante pour les créer ou les lire.
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents est l'ensemble des processus qui permettent de convertir des documents papier en fichiers numériques. Ces fichiers peuvent ensuite être stockés, partagés et modifiés facilement et à moindre coût. La dématérialisation permet donc de gagner du temps et de l'argent tout en réduisant les risques de perte ou de détérioration des documents. Elle permet de gagner de l'espace : les documents peuvent être stockés sur un disque dur ou dans le cloud, et il n'est plus nécessaire de les archiver physiquement. Enfin, la dématérialisation des documents est plus écologique, car elle permet de réduire la consommation de papier.
Il existe plusieurs méthodes pour dématérialiser les documents. La numérisation est la méthode la plus courante. Il suffit de scanner les documents et de les enregistrer au format numérique (PDF, JPG, etc.). Les fichiers ainsi générés peuvent ensuite être stockés sur un ordinateur ou un disque dur externe, ou encore sur un service de stockage en ligne (cloud). Il également possible de signer ou faire signer à distance les documents et en toute sécurité. Pour en savoir plus sur la signature électronique vous pouvez consulter universign.com.
La photocopieuse numérique est également un outil de dématérialisation des documents. Elle permet de numériser et d'imprimer les documents en une seule opération. Il existe des photocopieuses numériques multifonctions qui peuvent également scanner et stocker les documents numériques.
La numérisation de documents est une solution pratique et économique pour archiver et partager des documents. Cependant, il faut veiller à choisir un bon scanner et à stocker les fichiers numériques dans un endroit sûr pour éviter tout risque de perte ou de détérioration.
La dématérialisation : mode d'emploi
La dématérialisation des documents, c'est quoi ? C'est le fait de transformer un document papier en un document numérique. Pour cela, il faut scanner le document et le convertir en fichier PDF. Ce fichier PDF peut ensuite être stocké sur un ordinateur ou un serveur. La dématérialisation des documents permet donc de faire gagner de l'espace et de faciliter leur archivage et leur partage.
Mais comment ça marche concrètement ? Tout d'abord, il faut scanner le document papier. Pour cela, on utilise un scanner à main ou un scanner de bureau. Il existe également des scanners portables, qui sont très pratiques lorsqu'on doit numériser plusieurs documents.
Une fois le document scanné, il faut le convertir en fichier PDF. Pour cela, on utilise un logiciel de conversion PDF. Il existe de nombreux logiciels de ce type, gratuits ou payants. La plupart des scanners sont d'ailleurs livrés avec un logiciel de conversion PDF.
Une fois le fichier PDF créé, il peut être stocké sur un ordinateur ou un serveur. Il est également possible de le partager en ligne, par exemple via un service de stockage en ligne ou un réseau social.
La dématérialisation des documents présente donc de nombreux avantages. Elle permet de gagner de l'espace et de faciliter leur archivage et leur partage.
La dématérialisation des documents est un processus qui permet de convertir les documents papier en documents numériques. Ce processus a de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts, l'amélioration de l'efficacité et la protection des documents.
